项目管理之会议管理

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摘要：对“怎样开好一次会议”这一常规难题，本文努力试图从会议的作用、存在的误区、包含的核心要素三个方面解读。


　　如今提到会议，诟病者居多。而，诟病者也多止于“破”，对如何“立”，则避而不谈，很少给出方法和步骤，敢承诺出结果的人更少。

　　清议者，在方法论的世界里，同样不受欢迎。

　　对“怎样开好一次会议”这一常规难题，本文努力试图从会议的作用、存在的误区、包含的核心要素三个方面解读，并在核心要素中提炼出会议流程计划和控制检验作为重点阐述对象，以此给读者一个明晰的了解。

　　1、会议的作用，即解决了什么问题

　　会议存在的根基在于它是一个团体行为，一对一我们更愿意称之为沟通。会议的作用，也在告诉我们，当发现用一对一沟通的成本将大于会议成本的时候，会议才有存在的价值和意义。

　　至于会议有什么作用，以下例举了四个方面，供讨论参考：

　　A、通知指导有效沟通

　　这里之所以提到“指导”和“沟通”，说出了会议不仅是通知告知的作用，它是信息发送接收反馈处理的平台，不仅仅是信息的输出还有信息的反馈。

　　一旦，产生反馈，会议就有了“管理”功能。

　　在团队管理中，日常会有很多常规会议，笔者曾将所率团队会议化为“三级会议”，基层员工每日晨会、中层管理每周例会、高层管理每月汇报，并在常规会议中，不断穿插非常规高层见面会，随时把控进度保证结果的提前超额完成。

　　这些常规会议就起着非常重要的管理角色，它们是管理团队的纽带和桥梁。通过这些会议，高层的意志转化为制度被执行，市场的声音不断收集反馈，总体方向得到不断校正，信息往返在会议中，会议真正起到了管理效用。

　　管理，不仅是上对下的管理，还是下对上的反馈，会议在这里就起到这个作用。

　　B、发现问题解决问题

　　关于发现问题和解决问题，这是对会议最常见的认识。而，会议一般常犯的毛病在于，一味地发现问题，或者一味地解决同一个问题，会议成为形式，每天的会议都围绕在有意义没有实质进展的问题上。

　　因为，个人能力的局限，会议解决问题的优势在于能集思广益，或令其他人触类旁通进而得到或超过原定的目标。

　　案例：某办事处每天晨会，每人都阐述自己一天遇到的问题，要么大家都遇到了同一问题，要么就遇到了昨天的问题，主持会议者每天为解决此类问题乐此不疲，下面人则在不断的重复中厌倦。

　　此例中，会议起到的发现问题解决问题这一作用，就打了折扣。他们在发现问题和解决问题，但没有做到真正的发现和解决问题。并，没有发挥集思广益的优势，否则每次会议不会是“又是老问题”。

　　C、总结激励统一思想

　　会议是一个时间进度的节点，它往往能将涣散的思想进行整理统一并组装成具有战斗力的新思想，在二战中，我们党能出现空前的团结并不断发展壮大和历次整风运动的会议不无关系。

　　私下也曾经常与很多有思想的朋友谈及此事，一切组织的发展中，要数政府与军队这类的组织模式发展最为成熟。他们经历了数千年的变革和演化，已经可以成为商业组织模仿的对象，设立各地办事处，商战亦可借用兵法，而政府和军队经常使用的会议制度，也是管理的一种重要的形式。

　　重大胜利和失败，往往源于一次会议。

　　但，当会议走向另一个极端，就是对会议的误解，文山会海不是说会议的复杂，而是人对会议的误解，其根源在于人的脑袋。

　　2、会议存在哪些误区

　　上面提到一个会议的误区，说的是会议发现了问题，并且解决了问题，但是，这些发现和解决每天都会重复，会议的作用打了折扣。

　　但，更多的是下面几个方面。

　　A、会而不议、议而不决、决而无果

　　整个会议在吵闹、热闹中结束，至于会议解决了什么问题，做出了什么决定，下步是什么规划，没有人记住，或许有这个模块，也进行了讨论，但是没有人记住。

　　点评：会议，此时成了积极解决问题者的辩论会，他们没有能力控制会议引导会议向着一个明确的方向前进，能做的是调动与会人员的积极性，但积极性这艘船驶向何方，不得而知。

　　建议：作为会议的主持者，务必了解会议的集思广益会带来很多干扰问题，这些干扰问题不是我们解决的核心问题，都能进行筛选排除，集中精力和时间将所有人的思路都调集到目前当下遇到的第一重要问题上，并对接下来的所有问题进行重要性排序，依次逐个的解决所有问题。为了能将方法论变成生产力，会议最好能将责任落实到人头上，逐个进行跟踪考核。

　　主持会议者，务必明白会议的务实性，无决无果的会议都是官僚的表现，对于一个利润为导向的商业组织来说，玩不起。

　　B、无主题无目标-思想混乱

　　与会者被临时调集，主持人开场即扔出大量信息，多个信息交叉使得与会者既想解决问题，又觉得无从下手。每个人关注的焦点不同，其背景也各异，最终会议在一片积极争论中迷失方向。

　　点评：会议的主持者往往希望与会者能积极参与解决问题，而与会者总是希望主持人能给予启发或是指导，双方的理解和希望产生“期待空隙”，思想没有交叉，会议不但开着累，而且没有成就感，每个人都在赶，最终也没赶出想要的结果来。

　　建议：无论是临时召集还是事先预备，明确的主题和目标是必须要向所有与会者宣告的。必要时，这些主题和目标要写在看板上，时刻提醒所有与会者将所有精力放在这些主题和目标上，在会议的最后，将结果和目标进行比照。

　　C、无秩序无规矩-现场混乱

　　会议常见的怪相：接听电话、交头接耳、随意走动、斜躺在座位上、趴在桌子上、认真看其他东西、聚精会神的盯着看板想其他事情等等。这些对与会者看来，没有任何什么大不了，会议的严肃性和规范性对他们来说，等于不存在。

　　点评：此处点明了与会者对于会议的无知或疲于形式，也暴露了主持者的软弱和不坚定。一切以事先人后的原则，在这里不复存在。人阶段性的积极和间歇性的麻痹在这里成为公众关注的盲点，他们怀着积极参加会议，信心满满，同时也真心而无所谓地做着与会议无关的事情。

　　建议：导致现场混乱最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧，说到底是对会议的召开缺乏经验，除了有意识的进行注意外，要争取在每次会议后都能积极的总结这些原因，假如你在开会的时候，出现了以上列举的各种怪相，请注意了：你的会议现场已经到了混乱的局面。

　　D、无主导无节制-流程混乱

　　现象：主持者善于发现问题解决问题，并且乐于解决这些问题，凡是问题提出，都不假思索的解决，忽视了会议的主旨和使命。在延展到其他话题的过程中，一发不可收拾，会议时间延长、问题增加。与会者发现，会议成了接力赛，大家跟着主持人从一个会议飞奔到另外一个会议，人在会议中感受到天马行空的憧憬和迷茫，有种快乐并痛苦的感觉。等到主持人从天上回到地面，才发现会议才进行到第二项。

　　点评：解决问题本是件好事，盲目地解决问题就是对问题本身认知处于一个空白的状态，是对自我失控的表现。会议有其使命和目标，在会议目标达成后，如有条件的前提下进行问题的解答，也许是较为明智的选择。

　　建议：时刻明确会议的责任和任务，明确作为会议主持人的职责和影响，不能将会议作为展示自我的一个舞台，好大喜功在这里同样不适用。

　　E、无监督无执行-结果混乱

　　现象：会议作出了决策，分配到了人头上，并且制定了明确的时间表，但第二次会议，发现即使这样，也没有达到原来想要的结果。

　　点评：会议有决定和结果，但是仅仅停留在纸面上，在执行中缺乏监督、缺乏坚持，最终表现出来的结果离会议想要的存在差距。此时，任何惩罚和追究责任都是苍白无力的，结果就是结果，没有完成，任何人都付不起这个责任。

　　建议：再优秀的方案，没有人执行或者执行不到位，都是一纸空文。执行完成是会议的最终落脚点。会议在开完后，应该有专门的组织和部门对会议的决策进行负责到底。

　　3、会议的4个核心元素

　　A、准备充分

　　会议准备充分包括：会议主题、时间、地点、与会人员、会议流程、执行机构、注意事项等等。

　　必要时，与会者应先拿到会议的资料，确保会议的进行是对所有问题的逐一解决，省去对问题的介绍和与会者对问题的思考时间。

　　一旦达成共识，立即分配给执行机构，并为确保完成进行当面核对。

　　B、设立主题

　　会议的主题是对本次会议解决问题的一个总结和提示，给会议的召开一个理由和目标。但设立主题还不是最重要的，重要的是将这个主题始终保持下去。

　　C、把控进度

　　对待所有事情的一个重要方面就是对这个事务的控制，以至于不使之失控，并百分百保证结果的达成或者是取得更好的结果。

　　D、结果检验

　　对结果的检验是十分重要的一个环节，不是对结果导向的检验，而是在事情发展中对其中的进度进行检验，不断的进行抽查和检验，以保证大体方向不出差错，并能在需要的时候给予指导。

　　4、会议的流程与计划

　　A、通知并要求准备资料

　　通知会议时，如果是长距离通知，要进行提前2天或1天通知到位，所有时间必须具体到分钟，至于针对每个团队不同，有些团队通知的时间是正点，但有些要提前30分钟的时间点进行通知，以确保所有人能在预想的时间点到位。

　　上文提到，与会者应在会议前有一些关于会议的见解。并且对这些见解，要有充分的数据支撑。所有发言的每个字，都能找到其来源，以确保会议的高效性和实用性。

　　一些基本的东西是务必随身携带的：可以使用的笔、正式的笔记薄，其他的还可以准备录音笔、U盘、笔记本电脑、会议要求带的齐全资料等等。

　　B、确定会议时间和地点

　　提前确定会议的确切时间和地点，如有改动，在第一时间确认改动后不会第二次改变后，进行通知确认新的时间和地点。

　　C、确定与会人员角色与发言顺序

　　确定与会人员角色和发言顺序，出于对会议本身有序高效进行的需要。这一点十分重要，最好是用文字的方式，确定后发给每个当事人，并进行一一确认。

　　对有可能发生意外的人员或事务，提前进行解决或暂停后将其进行孤立解决，防止个别事务影响到大局。

　　D、检验会议结果并告知

　　在检验会议结果后，遇到成功的正面的信息，要及时发布告知其他人员，以此激励整个团队向前行的方向发展。

　　也是向所有关系人员进行告知事态发展的动态，及时公布进度。

　　在公布进度过程中，一定要记住，所有进度都应以数据为基准，结果应建立在数据的基础上，管理应以数据说话，如有可能，雷诺瓦管理咨询的顾问是要求每个字背后必须是一串真实可信并有据可查的数据库。

　　如何开好一个会，其实不是我们要的最终目的，而是通过会议来管理团队，这才是真正的意图。会议每天都在进行，它所耗费的时间成本、人员成本、管理成本是一个浩大的工程，假使通过对会议的理解能逐步或者彻底地改变这个现象的话，那么对于任何一个组织来说，一项会议所解决的问题将是不可估量的。

　　而且作为其无形的资产将变负面的影响为正面的动力，不断地为这个公司发挥着促进的作用。