重温7个经典基本工作工具

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一、SWOT分析法：  


Strengths：优势
Weaknesses：劣势
Opportunities：机会
Threats：威胁  


意义：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。




二、PDCA循环规则  


Plan：制定目标与计划；   
Do：任务展开，组织实施；
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。  


意义：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。




三、6W2H法  


What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；  
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
Where：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
How much：需要多少成本？


意义：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。




四、SMART原则  


Specific 具体的；
Measurable 可测量的；
Attainable 可达到的；
Relevant 相关的；
Time based 时间的；


意义：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。  


特别注明：
有的又如此解释此原则：
——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；  
——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；  
——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；  
——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；  
——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。  




五、时间管理-重要与紧急  


A、重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
你不做其他人也不能做


B、重要不紧急
准备工作
预防措施
价值观的澄清
计划
人际关系的建立
真正的再创造
增进自己的能力


C、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事


D、不重要不紧急
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间


优先顺序=重要性*紧迫性  
在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。  
对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。  




六、任务分解法[WBS]


即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动
WBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。


WBS分解的方法：  
至上而下与至下而上的充分沟通；
一对一个别交流；
小组讨论。


WBS分解的标准：  
分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。


意义：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹 安排您的时间表。




七、二八原则  


巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”  按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。


举例说明：  
80%的销售额是源自20%的顾客；
80%的电话是来自20%的朋友；  
80%的总产量来自20%的产品；  
80%的财富集中在20%的人手中；


这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。